Arşiv Ne Demektir?

Arşiv sözcüğünün kökeni, eski Yunancadaki ”arkheion” sözcüğünün Latinceye geçmiş hali olan ”archivum”dur. Anlam itibariyle arşiv; resmi ya da özel kurumların, çeşitli müessese veya kişilerin işlerini yürütürken kullandıkları ve muhafaza edilmesi gereken dokümanların (belgelerin)  düzenli bir şekilde, belirli kaidelere göre bir araya getirilerek saklandığı yer demektir.

Arşivler, belgelerin çıktığı kaynağa göre devlet arşivi, şehir arşivi, özel arşiv, aile arşivi gibi farklı isimler alırlar.

Arşiv malzemesinin çekirdeğini; devlet daireleri ve büyük kurumlarda günlük işlemler sırasında çıkan yazışmalar ve dosyalar meydana getirir. Fakat bütün kâğıtlar arşiv malzemesi olarak kabul edilemez. Toplanan malzeme arşivlerdeki çalışanlar tarafından seçilip, belirli kurallara göre tasnif edilerek saklanır. Bu tasnif ve yerleştirme işleminin sonradan istifade sırasında kolaylık sağlayacak şekilde olmasına dikkat edilir. Arşiv malzemeleri kesinliği olan dokümanlar olduğu için, arşivler geçmiş faaliyetlerin yaşayan, gerçek delilleridir.

Arşiv dokümanlarını geçmişte çoğunlukla kil tabletler, tunç tabletler, papirüsler, parşömenler, el yazmaları, daktilo ile yazılmış veya matbaada basılmış kâğıt belgeler oluşturmuştur. Bugün ise bilgisayar çıktısı kâğıt belgelerin yanı sıra mikrofilmler, fotoğraflar, ses bantları, video kasetleri de arşiv malzemesi (belgesi) olmaktadır.

Bir şeyin arşiv malzemesi olabilmesi için üzerinden en az 30 yıl geçmesi gerektiği yönünde bir kaide kabul görmüştür. Türkiye’de ise arşiv terimi, tarifteki manayı aşan bir biçimde kullanılmakta ve eski ya da güncel her türlü dokümantasyonu içine alan bir anlam da taşımaktadır.