Kurumlar faaliyetlerinin her aşamasında doküman ve evrak üretirler. Bu doküman ve evrakların sürekli artması birçok zorluğu da beraberinde getirir. Sorunun en temel çözümü, arşiv saklama ve kayıt yönetimi yani fiziksel arşivleme noktasında dışarıdan profesyonel hizmet almaktır.

 

 

Kod-A Fiziksel Arşivleme – Arşiv Saklama ve Kayıt Yönetiminin sunduğu avantajlar:

• Evraklar kaybolmaz, evrak kaybına bağlı zararlar ortadan kalkar.
• Kayıtlara hızlı erişim sayesinde zamandan tasarruf sağlanır, verimlilik artar.
• Maliyetler düşer (depolama yeri maliyeti, arşiv yönetimi operasyonel giderleri, nakliye giderleri vs.).
• İmha edilecek evrak tespitini kolaylaştırır, arşiv saklama maliyetlerini düşürür.
• Fiziksel anlamda yerden kazandırır, çalışma ortamları ferahlar.
• Denetim yeterliliği sağlar, dava riskini minimize eder.
• Kurumsal hafızayı korur.

 

Kod-A Arşiv Saklama ve Kayıt Yönetimi hizmetleri aşağıdaki adımları içerir:

1. Kod-A uzmanları kurumun veri, kayıt ve arşiv yapısını analiz eder; kayıt yönetim sistemi ve iş akışını modeller.
2. Çözüm modelinin ilk aşaması olarak Kod-A evrakları teslim alır.
3. Evraklar kutulanır ve Kod-A tarafından geliştirilmiş ve tüm adımlarda kullanılan barkod sistemiyle raflara yerleştirilir.
4. İhtiyaç duyulan evraklar en kısa sürede teslim edilir.
5. Talep edilen evraklar anında taranır ve gönderilir.
6. Saklama planına veya talebe göre evrak imha işlemi uygulanır.
7. Tüm kayıt yönetim hizmetleri bulut uygulaması üzerinden sağlanabilir.

Kod-A hacimli kayıtları saklama, yönetme ve sayısallaştırma hizmetleri için Türkiye‘de eşsiz bir konsept olan dijital arşiv kentler kurmuştur. Dijital Arşiv Kent binası global kayıt yönetimi standartlarını sağlamaktadır.

Kod-A tarafından 2012 yılında İzmir’de kurulan Dijital Arşiv Kent konsepti ile fiziksel arşivleme alanında Avrupa’da en büyük olmayı hedeflemektedir.

 

 

Tesisimizin Özellikleri

Kod-A tarafından Dijital Arşiv Kent markasıyla fiziksel arşivleme için sıfırdan inşa ettirilen tesislerimizin ortak özellikleri özetle aşağıdaki gibidir:

• 7X24 nöbetli güvenlik sistemi.
• Parmak izi kontrollü giriş sistemi.
• Kapalı devre kamera sistemi.
• En yakın komşu binadan 10 metre uzakta bulunan arşiv binası.
• Kalın duvarlar ve dikenli tel ile çevrili tesis.
• Uluslararası Arşivcilik Standartlarına uygun raf sistemleri.
• Depreme dayanıklı inşaat ve raf sistemleri.
• Her yükseklikteki raflara çıkabilen özel asansör sistemi.
• NFPA standardında Sprinkler otomatik yangın söndürme sistemi.
• Kuru borulu Sprinkler sistemi.
• Duman dedektörleri.
• Hava örneklemeli yangın algılama sistemi.
• Yedek yangın tertibatı (yangın hortumları, gaz söndürücüler).
• Isı ve nem oranı kontrol sistemi.
• Isı ve nem oranı ayar sistemi.
• ISO 9001 ve ISO 27001 sertifikaları.