Dijital arşiv, en basit tanımı ile basılı olan materyallerin dijital ortama aktarılmış halidir. Var olan fiziksel materyallerin korunması ve saklanması için dijital arşive ihtiyaç duyulmaktadır. Dijital arşivleme, son derece titizlikle yürütülmesi gereken bir çalışma alanıdır. Dijital arşivleme alanında çeşitli dijital arşivleme firmaları tarafından kullanılan teknikler ve yöntemler bulunmaktadır. Kod-A Bilişim, kullandığı arşivleme tekniklerini içeren ürünleri ile diğer dijital arşivleme firmalarından ayrılmaktadır. En iyi dijital arşiv firması, dijital arşivlemede en önemli husus olan arşivlerin maksimum düzeyde korunmasını sağlamaktadır. Bilgi ve kayıtları en iyi şekilde yönetebilen dijital arşiv firması, sayısallaştırma konusunda etkili stratejiler geliştirmektedir.
Arşivlerin Saklanması ve Korunması
İnsanların akıllarını kurcalayan “arşivlerin kaybolacağı” düşüncesi ve korkusu dijital arşivleme ile son bulmaktadır. Arşivlerini dijitale taşıyan bireyler, bilgilerinin ve kayıtlarının hiçbir suretle kaybolmayacağını bilmektedirler. Dijitalleştirilen kayıtların yok olması veya kaybolması mümkün değildir çünkü dijital arşivlemede arşivlerin korunması için geliştirilmiş olan uygulamaların gücü oldukça yüksektir. Dijitalleşen kayıtların korunma gücü, diğer yöntemlere oranla iki kat daha yüksektir. Dijitalleştirilen evrakların, kayıtların ve bilgilerin orijinalliğini koruması, eskimemesi ve herhangi bir kayba uğramaması için en iyi dijital arşiv firmasına başvurulması gereklidir. Kod-A Bilişim dijitalleştirilen arşivlerin korunması çalışmalarını detaylı ve titiz bir şekilde yürütmektedir.
Geleneksel arşivlemenin yanı sıra dijital arşivleme, bireylerin dijital ortamda yer edinen tüm bilgilerinin saklanmasına da olanak sağlamaktadır. E-posta bilgileri, elektronik belgeler, e-tablolar gibi önemli verilerin bulunduğu alanlarda dijital arşiv son derece koruma sağlayan bir seçenek olmaktadır. Dijital arşivlemede bulunan diğer kayıtlama türlerinin arasında sosyal medya ve web siteleri verilerinin de korunması ve saklanması yer almaktadır. Dolayısıyla bireylerin dijital ortamlarda yer alan tüm değerli bilgilerinin saklanması ve korunması için dijital arşivleme gereklilik taşıyan bir sistemdir.
Kod-A Bilişim dijital arşiv firması olarak kullanıcıların her türlü verilerinin saklanması, korunması ve eskimemesi için çalışmalar yürütmektedir. Geliştirdiği GreenDocs yazılımı ile arşivleri dijital ortama aktaran Kod-A Bilişim, kullanıcılarına dijital ortamdaki verilerinin korunması konusunda son derece güven vermektedir. En iyi dijital arşiv firması olarak devamlılığını sürdüren Kod-A Bilişim, kullandığı dijital arşivleme ürünleri ile birlikte sektörün devleri arasında yer almaktadır.
Şirket ve kurumlara ait evraklarının, kitapların, yazışmaların, ciltli evrak ve benzeri tüm dokümanların taranıp, veri girişine tabi tutularak bilgisayar ortamına aktarılması işine arşiv dijitalleştirme adı verilmektedir. Kod-A Bilişim arşivlerinizi dijital ortama aktarmak için GreenDocs yazılımını kullanmaktadır.
Servis Büro Hizmetleri
Servis Büro hizmetleri, hizmetin verildiği yere bağlı olarak ikiye ayrılır. Kod-A her iki servis büro hizmetini de, sektörün lider firması olma özelliğine yakışır şekilde en kaliteli, hızlı ve güvenilir şekilde vermektedir.
Yerinizde Servis Büro (Yerinizde Arşiv Dijitalleştirme)
Kod-A‘nın verdiği servis büro hizmetlerinin önemli bir kısmını Yerinde Servis Büro Hizmetleri oluşturmaktadır. Evraklarının bünyeleri dışına çıkmasını istemeyen işletme ve kurumlar için yerinde servis büro hizmeti ideal bir çözümdür.
Yerinde servis büro hizmetini Kod-A’nın uzman personeli, ekipmanı ve yazılımlarıyla kurumun/şirketin kendisine tahsis etmiş olduğu alanda verir. Bu iş için ayrılan mekanın fiziki koşullarının projenin miktar ve süre gibi parametreleriyle uyumluluğu önemlidir. Kod-A bu konuda gereken bilgilendirmeyi yapıp, danışmanlık hizmeti de sunar.
Yerimizde Servis Büro (Yerimizde Arşiv Dijitalleştirme)
Kod-A‘nın İzmir’de Dijital Arşiv Kenti, İstanbul ve Ankara‘da ise servis büro hizmetlerine uygun şekilde tasarlanmış servis büro ofisleri bulunmaktadır.
Metro Ethernet ve VPN bağlantılı güçlü ve güvenli İnternet bağlantısı, servis büro hizmeti için uygun fiziki koşullar ve Kod-A teknik ekibine yakınlık, yerimizde verdiğimiz servis büro hizmetlerinin önemli avantajlarıdır. Yerimizde verdiğimiz hizmetler ayrıca düşük maliyet avantajı da sunmaktadır.
Standart bir servis büro hizmeti aşağıdaki adımlardan oluşur:
1. Evrak Ayrıştırma: Servis büro hizmetine tabi dosyalardaki evraklar öncelikle tarama işlemine hazır hale getirilir. Evraklardaki zımba, ataş gibi tarayıcılarda sorun çıkarabilecek malzemeler çıkarılıp, dosya içindeki farklı evraklar arasına ayraçlar yerleştirilir. Taranması gerekmeyen sayfalar bir kenara ayrılır, taranacak evraklar ise tarayıcıdan rahatlıkla geçecek şekilde düzenlenir.
2. Evrak Tarama: Düzenlenen evraklar profesyonel doküman tarayıcıları ile taranarak bilgisayar ortamına aktarılır. A3 ebadına kadar olan evraklar genellikle otomatik kâğıt beslemeli doküman tarayıcılar ile taranır. Bu aşamada kullanılan tarayıcılar dakikada 40 ila 100 sayfa arasında tarama yapabilmektedir. Bu tarayıcılarda çift kağıt geçişini engelleme/algılama, çift yüzlü tarama, otomatik görüntü iyileştirme gibi özellikler bulunur.
3. Görüntü İyileştirme: Bu aşamada taranmış görüntülerin kalitesini arttırıcı algoritmalar uygulanır. Bu işlemler yazılımsal olarak veya görüntü işleme kartlarıyla gerçekleştirilir. Sanal yeniden tarama denilen yöntemler ile her bir sayfa için ideal görüntü parametreleri otomatik olarak yeniden taramaya gerek kalmadan uygulanır.
4. İndeksleme: Bu adımda evraklar için arama/tasnifleme kriterleri girilir. Bu kriterler dosya numarası, müşteri adı, numarası, evrak tipi, evrak sayısı, tarih gibi bilgileri içerebilir. Evrak taramadan geçen evrakların dijital halleri üzerinde sayfaların birleştirilmesi ve evrakların birbirinden ayrıştırılması işlemleri de bu aşamada yapılır.
5. Kalite Kontrol: Kalite kontrol servis büro hizmetlerinin en önemli aşamasıdır. Kısa sürede çok fazla sayıda evrakın işlenmesi nedeniyle çeşitli hatalar oluşabilir. Verileri hatalı girilen ya da taranmayan evraklara bilgisayar ortamından erişim mümkün olmaz, bu nedenle veri ve belgelerin hatasız olarak aktarılması şarttır. Kalite kontrol aşamasında olası hatalar tarama ve indeksleme süreçleri sonrası ayrı ayrı uygulanan kalite kontrol işlemleriyle tespit edilip düzeltilir.
6. Aktarma: Taranmış, görüntü işleme tabi tutulmuş, verileri girilmiş evrakların doküman arşiv sistemlerine kaydedilmesiyle süreç tamamlanmış olur.
Arşiv Dijitalleştirme Sisteminin Avantajları
• Birden fazla kişinin eş zamanlı olarak bilgiye erişebilmesini sağlar.
• Sürekli asıllarına ihtiyaç duyulan evrakların sık kullanım nedeniyle yıpranmasının önüne geçilir.
• Evrakın üzerindeki bilgilere ihtiyaç duyulması halinde evrakın arşivden çıkartılıp getirilmesi için gereken zamandan tasarruf sağlar, verimliliği arttırır.