Arşivcilik Nedir?

Arşivcilik, kurum ya da kişilerin yazılı, görsel, işitsel belgelerini belirli kriterlere göre tasnif ederek saklamasını, korunmasını ve ihtiyaç halinde bu belgelere hızlı şekilde ulaşılmasını mümkün ve kolay kılan bir bilimdir.
Arşivcilikte temel amaç belgelerin korunması, güvenli bir ortamda muhafaza edilmesi ve istenildiği zaman ilgili kişilere en hızlı şekilde ulaştırılmasıdır.
Arşivciler, arşive gelen doküman ve belgeleri tarihlerine, konularına, türlerine, ilgili oldukları alanlara ya da farklı kriterlere göre sınıflandırır ve düzenlerler.
Teknolojik gelişmelere paralel olarak her alanda olduğu gibi arşivcilik alanında da değişim kaçınılmazdır. Bugün kurumsal firmaların birçoğu dijital arşivlemeye de geçmektedir. Dijital arşivleme, arşivcilik bilimini farklı bir boyuta taşırken arşivcilikte ciddi değişimleri de beraberinde getirdi.

Arşivlerin Önem ve Değeri
Arşivcilik tarihi çok eski çağlara dayanır, bunun en önemli nedeniyse tarihin akışı içinde devletlerin ortaya çıkmasıyla beraber arşivciliğin de bir ihtiyaç haline gelmesidir. Önemli bir ihtiyacı karşılamak üzere ortaya çıkan arşivler zamanla gelişmiş, geçmişe ışık tutan bilgilerin bugüne ulaşmasını sağlayan kaynaklar haline gelmişlerdir. Arşiv belgeleri sadece ilgili oldukları konularla ilgili bilgi vermezler, ait olduğu dönemin sosyokültürel ve siyasi yapısına dair birçok bilgiyi de barındırırlar.
Bugün kurumsal yapılar kendi arşivlerine büyük önem vermektedir. Arşivler birçok konuda çalışanların hayatını kolaylaştırmakta, iş süreçlerinin daha düzenli, hızlı ve güvenli bir şekilde yürümesini sağlamaktadır. Kurum ve kuruluşlar çağın gerektirdiği şekilde oluşturdukları arşivleriyle kurumsal kimliklerini daha güçlü hale getirebilmektedirler.

Arşivlerin Sağladığı Avantajlar
Arşivcilikte en temel nokta arşiv malzemesinin kaybını önlemek ve belgeleri korumaktır. Bununla beraber günümüzde arşivcilik geldiği nokta itibariyle farklı avantajlar da sunmaktadır. Bu avantajları şöyle sıralayabiliriz:
1- Arşiv malzemesini kayba uğramaktan korumak.
2- Arşiv malzemesini uygun koşullarda saklayarak belgelerin yıpranmasının önüne geçmek.
3- Belgelerin ihtiyaç halinde çok daha kolay ve hızlı bulunmasını sağlamak.
4- Arşiv malzemesinden yararlanılmasını sağlamak.

Ayrıca dijital arşivlerin sağladığı ek avantajlar ise şunlardır:

1- Birden fazla kişi eş zamanlı olarak bilgiye erişebilir.
2- Sürekli asılları kullanılan evraklar zamanla yıpranır, yasal zorunluluk gerektiren haller dışında evraklara dijital olarak ulaşmak, yıpranmayı engeller.
3- Evrakın üzerindeki bilgilere ihtiyaç duyulması halinde evrakın arşivden çıkartılıp getirilmesi için gereken zamandan tasarruf sağlanır.
4- Dijitalleştirilmiş belgelerin üzerindeki yazı ve rakamlar OCR uygulamalarıyla word, excell ve benzeri programlara kopyalanabilir.

Arşivcilikte Temel Süreçler
Günümüzde arşivcilik işlemleri üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun personel ya da bu alanda uzmanlaşmış kişiler tarafından yürütülmektedir. Devlete bağlı ya da öze birçok kurum ise arşivcilik hizmetlerini bu alanda uzman şirketlerden almaktadır.

Arşivcilikte temel süreçler şu şekilde işlemelidir:
1- Kayıt ve arşiv yapısının analiz edilmesi.
2- Kayıt yönetim sistemi ve iş akışının modellenmesi.
3- Arşiv malzemesinin tam tespiti ve ayrıştırma işlemleri.
4- Evrak tarama ve görüntü iyileştirme işlemleri.
5- İndeksleme.
6- Kalite kontrol sürecinde olası hatalı işlemlerin tespiti ve düzeltilmesi.
7- Dijitalleştirilmiş arşivin doküman arşiv sistemine kaydedilmesi, fiziki arşivin gerekli şartlarda saklanması.
8- Arşiv malzemesini talep edilen ölçüde yararlanmaya açmak.

Arşiv Malzemesini Oluşturacak Belgelerin Nitelikleri

Belgenin sözlük anlamı TDK’ya göre şöyledir: Bir gerçeğe tanıklık eden yazı, fotoğraf, resim, film vb. vesika, doküman.

Arşivcilik acısından ise eldeki malzemenin arşiv belgesi olarak kabul edilerek arşivlenmesi için aşağıdaki özellikleri taşıması gerekir:
1. İçerdiği bilgilerin gelecekte gereksinim duyulabilecek bilgiler olması.
2. Belli bir öneme sahip olması.
3. Oluşturulduğu alanla ilgili tek kaynak olması.
4. Oluşturulduğu kuruluşla ilgili önemli karar ya da işlemleri belgelemesi.
5. Araştırmacılara yardımcı olabilecek bilgiler içermesi.
6. Herhangi bir alanda (ticari, sanatsal, bilimsel, kurumsal, kişisel vb.) değer taşıması gerekmektedir.