Fiziksel Arşivleme (Fiziki Arşiv) Hizmeti
Şirket ve kurumların faaliyetleri esnasında ürettikleri dokümanların önemli bir bölümü fiziksel olarak saklanması yani arşivlenmesi gereken belge / evrak sınıfındaki dokümanlardır. Bu dokümanların tasnif edilmesi, dosyalanması, kutulanması, dijital ortama aktarılması özenle yürütülmesi gereken profesyonel bir iştir. Bugün bazı kurumlar fiziksel arşivlerini rutubetli zemin katlarda ya da depolarında saklarken, kurumsal firmalar fiziksel arşivleme sorununu profesyonel destek alarak çözmektedirler.
Fiziksel Arşivleriniz Nasıl Bir Tesiste Saklanmalı?
Fiziksel arşivleme alanında bilgi ve birikim kadar fiziksel arşivleme hizmeti veren şirketlerin olanakları ve tesisleri de çok önemlidir. Arşiv binalarının yangın ya da sel gibi doğal afetler sonucunda büyük zarar gördüklerine, fiziksel arşivlerin yok olduğuna zaman zaman üzülerek şahit oluyoruz.
Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemi alanında sektör lideri olan Kod-A Bilişim, fiziksel arşivleme için hayata geçirdiği Dijital Arşiv Kent konseptiyle de öncü bir rol oynamıştır. Kod-A tarafından 2012 yılında İzmir’de inşa ettirilen Dijital Arşiv Kent, sıfırdan kusursuz bir fiziksel arşivleme alanı olarak projelendirilerek inşa edilmiş tesisler bütünüdür.
Fiziki Arşivlerin saklandığı arşiv kentin başlıca özellikleri şunlardır:
- Sağlam duvarlar ve dikenli tellerle çevrili tesisler.
- Haftanın yedi günü yirmi dört saat etkin güvenlik sistemleri.
- Kapalı devre kamera sistemi.
- Haftanın yedi günü yirmi dört saat etkin, nöbetli özel güvenlik görevlileri.
- Tesislere parmak izi kontrollü giriş sistemi.
- Kapalı devre kamera sistemleri.
- Birbirlerine en az on metre aralıklarla inşa edilmiş tesis ve arşiv binaları.
- Uluslararası Arşivcilik Standartlarına uygun raf sistemleri.
- Depreme dayanıklı inşaat ve raf sistemleri.
- Yüksek raflara güvenle çıkabilen özel asansör sistemi.
- NFPA standardında Sprinkler otomatik yangın söndürme sistemi.
- Duman dedektörleri ve hava örneklemeli yangın algılama sistemi.
- Klasik ve yasal yangın tertibatı (yangın hortumları, yangın söndürme tüpleri vs.).
- Isı ve nem kontrol sistemi.
- Isı ve nem ayar sistemi.
- ISO 9001 ve ISO 27001 sertifikaları.
Fiziksel Arşivleme Hizmetinin Sunduğu Avantajlar:
- Arşiv malzemesi sağlıklı bir ortamda, güven içinde saklanır. Belge ve evraklar kaybolmaz, yıpranmaz.
- İhtiyaç duyulan doküman ya da belgeye hızlı erişim sağlanır, zamandan tasarruf edilir.
- Fiziksel arşivleme konusunda profesyonel destek alan işletmelerin maliyetleri düşer.
- İhtiyaç duyulmayan ve imha edilmesi gereken evrakların fiziki arşiv içinde tespiti kolaylaşır.
- Fiziksel anlamda yerden kazandırır, çalışma ortamları ferahlar.
- Denetim konusunda kolaylık sağlar, çeşitli riskleri minimuma indirir.
- Şirket ve işletmelerin kurumsal hafızasını korur.
Kod-A’nın Fiziksel Arşivleme Hizmetleri Hangi Adımlardan Oluşur?
- Kurum ya da işletmelerin arşiv yapısı ve malzemesi Kod-A Bilişim uzmanları tarafından analiz edilir. Fiziksel arşivleme için kayıt yönetim sistemi ve iş akışı modellemesi gerçekleştirilir.
- Dokümanlar Kod-A tarafından teslim alınır.
- Evraklar kutulanır ve Kod-A tarafından geliştirilmiş barkot sistemiyle barkotlanıp raflara yerleştirilir.
- İhtiyaç duyulan belge ve evraklar en kısa sürede teslim edilir.
- İhtiyaç duyulması halinde evaklar anında taranarak gönderilir. Evraklara fiziki olarak ihtiyaç duyulduğu takdirde gerekli evraklar en kısa sürede ulaştırılır.
- İhtiyaç duyulmayan evraklar talebe göre imha edilebilir.
- Kayıt yönetim hizmetlerinin tamamına bulut uygulaması üzerinden ulaşılabilir.