Arşiv Tarama
Arşiv Tarama, şirket ve kurum arşivlerinin taranarak dijital ortama aktarılmasıdır. Yani arşiv dijitalleştirme sürecinde verilen servis büro hizmetlerinin en önemli adımı olsa da, bu süreç sadece belgelerin taranıp dijital ortama aktarılmasından ibaret değildir.
Arşiv tarama işlemine geçmeden önce yapılan evrak ayrıştırma sürecinde dijital arşiv içinde yer alacak evraklar seçilir. Seçilen bu evraklar taranma işlemine hazır hale getirilir.
Evrak ayrıştırma işlemi sonrasında arşiv tarama süreci başlar. Kod-A Bilişim‘de arşiv tarama süreci, alanında uzman personelimiz tarafından son teknoloji ürünü profesyonel doküman tarayıcıları ile gerçekleştirilir. Taranan evrakların bilgisayar ortamına aktarılmasından sonra görüntü iyileştirme ve indeksleme aşamasına geçilir. Bu süreçte taranmış görüntülerin kalitesini arttırıcı algoritmalar uygulanır ve evraklar için arama/tasnifleme kriterleri girilir. Bu kriterler genellikle ihtiyaç halinde doğru evraka kolay ulaşımı sağlayacak dosya numarası, müşteri adı, evrak tipi, evrak sayısı, tarih gibi bilgileri içirir.
Arşiv dijitalleştirme sürecinin en önemli aşamalarından biri de kalite kontrol aşamasıdır. Bu aşamada olası hatalar, tarama ve indeksleme süreçleri sonrası ayrı ayrı uygulanan kalite kontrol işlemleriyle tespit edilip düzeltilir. Kalite kontrol aşamasından sonra arşivler dijital ortama aktarılmaya hazır hale gelir. Kod-A Bilişim arşivlerin dijital ortama aktarılması için kendi yazılımı olan Entegre Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemi GreenDocs EDAYS’ı kullanır.
Arşiv Tarama ile Sağlayacağınız Avantajlar
- Birden fazla kişinin eş zamanlı olarak bilgiye erişebilmesini sağlar.
- Sürekli asıllarına ihtiyaç duyulan evrakların sık kullanım nedeniyle yıpranmasının önüne geçilir.
- Evrakın üzerindeki bilgilere ihtiyaç duyulması halinde evrakın arşivden çıkartılıp getirilmesi için gereken zamandan tasarruf sağlar, verimliliği arttırır.