A/ Kullanıcı imha edilecek kayıtlar için bir saklama planı oluşturmalıdır.
A.1/ Kullanıcı saklama planının Başlangıç Tarihini seçmelidir. Burada 3 seçenek içerisinden seçim yapılır.
A.1.1/ Varlık Tarihi: Bu gEntity tablosundaki Date alanına karşılık gelir. (gEntity.Date) Yani bir varlığın Tarih alanına girilen tarih, o varlık için saklama planının başlangıç tarihi olarak kabul edilir.
A.1.2/ Sistem Oluşturma Tarihi: Bu gEntity tablosundaki CreatedTime alanına karşılık gelir. (gEntity.CreatedTime) Yani bir varlığın sisteme kayıt edildiği tarih, o varlık için saklama planının başlangıç tarihi olarak kabul edilir.
A.1.3/ Kapanış Tarihi: Bu gEntity tablosundaki ClosedTime alanına karşılık gelir. (gEntity.ClosedTime) Yani bir varlığın kapatıldığı tarih, o varlık için saklama planının başlangıç tarihi olarak kabul edilir.
A.2/ Kullanıcı saklama planını hangi periyotta saklamak istiyorsa onun için seçim yapmalıdır. Gün,Hafta, Ay ve Yıl içinden bir seçim yapabilir.
A.3/ İmha edilecek kayıtlar için Tasfiye Tipi “İmha” olarak seçilmek zorundadır.
A.4/ Birim Saklama Periyodu, o saklama planının periyot tipine göre ne kadar süre saklanacağını ifade eder. Örneğin üst örnek için 10 Yıl saklanacak demektir.
B/ Kullanıcı oluşturduğu bu saklama planını Dosya Planı üzerinden ilgili Node’a bağlayarak onun için bir İmha planı oluşturmuş olur.
C/ Eğer bu saklama planına göre İmha edilmesi gereken kayıtlar varsa kullanıcıya Bildirimler ekranından uyarı gelir;
D/ Kullanıcı bildirime tıklayarak veya sol taraftaki menüden “İmha Edilecek Kayıtlar” butonuna basarak İmha Modülüne erişir.
E/ Bu ekranda kullanıcıya İmha Planına göre İmha edilmesi gereken kayıtlar listelenir.
Kullanıcı bu kayıtları yetki dahilinde “Tümünü İmha Et” veya tekil olarak “İmha Et” butonlarına basarak imha edebilir. İlgili kayıtlar sistemden mantıksal olarak silinir. (State=2)