Taranan varlıklara (dosyalara ve belgelere) ait üst verilerin girildiği ve düzenlendiği işlevdir. Aynı ekran yapılmış işlemlerin kalite kontrolü için de kullanılabilir.
- Kullanıcı F4 tuşuna basarak veya Deste Menüsünden İndeksle işlevini seçerek ekranda bulunan desteye ait varlıkları indekslemeye başlar. Sistem ilk kaydı seçili hale getirir.
- Kullanıcı ekrandaki belgeyi okuyarak belgeye ait üst veri alanlarını girer. Üst veri alanları serilere ait tiplerin ve üst veri alanlarının belirlendiği adımda belirlendiği gibi görünür. Temizle düğmesine tıklanarak girilen veriler sıfırlanabilir ve yeniden girilebilir.
- Kullanıcı F3 tuşuna basarak veya aşağı tuşuna tıklayarak mevcut kaydı kaydeder ve listedeki sonraki kayda geçer. Ya da kullanıcı kaydet düğmesine tıklayarak o ana kadar girdiği verileri kaydeder ve kayıtta kalmaya devam edebilir.
- Kullanıcı F2 tuşuna basarak veya yukarı okuna tıklayarak listede önceki kayda geri dönebilir.
- Destedeki tüm indeksleme işlemleri tamamlandığında kullanıcı Deste menüsünden Aktar işlevini seçerek veya F6 tuşuna basarak tüm destedeki belgeleri sunucu sistemine aktarır. Bu sayede tarama fonksiyonu çevrim dışı da çalışabilmektedir.