İş akışı sürecinin başlatılabilmesi için sisteme öncelikle bir organizasyon şeması tanımlanmalıdır. Bu organizasyon şeması aynı dosya planı gibi yetki dahilinde ilgili kullanıcılar tarafından oluşturulur. Şema içerisindeki yapılara kullanıcılar atanır.
Örneğin;
Bu örnekte İnsan Kaynaklarına “GreenDocs Admin” kullanıcısını, Muhasebe Birimine “Mehmet Yılmaz” kullanıcısını tanımladık. (Birden fazla kullanıcı eklenebilir.)
Bu adımlar tamamlandıktan sonra iş akışı sürecinin oluşturulması gerekir.
Süreç oluşturma yetkisine sahip kullanıcı süreci, süreç oluştur ekranından yapar.
Burada Onay Listesini İnsan Kaynakları, Dağıtım Listesini Muhasebe Birimi olarak seçip süreçi başlattık.
İş akışına dahil olacak Belgeyi aratıp bulduktan sonra, sağ-tık menüden “İş Akışı Başlat” butonuna basılır. (Bu işlem için Süreçleri Görüntüle yetkisi gereklidir.)
İş akışını başlatmak için istenilen Süreç seçilerek “Başlat” butonuna basılır. (Bunun için İş Akışını Başlat yetkisi gereklidir.)
İş akışı başladıktan sonra Onay Listesindeki kullanıcılar İş Adımları ekranına gelerek İş Adımlarını görüntüleyebilir. İlgili belge öncelikle onay listesinde bulunan kullanıcıların iş adımı panelinde “Bekliyor” durumunda Onay bekler. Kullanıcının Bekleyen İş Adımı varsa ona bildirim düşer.
1/ Kullanıcı kendine ait İş adımlarını yada Tüm İş Adımlarını panelden seçerek görüntüleyebilir.
2/ İş Adımının durumunu seçerek mevcut iş adımları arasında geçiş yapabilir. İş adımları durumu aşağıdaki gibidir;
3/ Kullanıcı İş’e ait bilgileri görüntülemek için ilgili İş ID’ye tıklar. (Bunun için İşleri Görüntüle yetkisi gereklidir.)
Görüntülenen İş içindeki bilgiler kullanıcıya listelenir. Bu ekrandan işin bulunduğu Organizasyon Şeması ve o şemaya ait kullanıcılar da görüntülenebilir. (Bunun için Organizasyon Şemalarını Görüntüle yetkisi gereklidir.)
4/ Kullanıcı İş adımının bulunduğu İş akışını görüntülemek isterse ilgili İş Akışı ID’ye tıklar. (Bunun için İş Akışlarını Görüntüle yetkisi gereklidir.)
5/ Kullanıcı ilgili iş adımını Onay veya Red butonlarına basarak Onaylar veya Reddeder. Eğer Onay listesinde bulunan tüm kullanıcılar iş adımlarını onaylarlarsa iş adımı dağıtım listesine geçer. Aynı adımlar onlar için geçerli olur. Eğer kullanıcılardan biri adımı reddederse akış iptal olur.
Tüm adımlar tamamlandıktan sonra iş akışı tamamlanmış olur.
